Uma das grandes oportunidades de minha vida profissional foi a de atuar em um cenário desprovido de soluções e organização racionais.
Sempre deparávamos com potenciais de melhoria e racionalização quer fosse por nossa observação quer pela indicação de colegas, pois todos nós estávamos voltados para a realização de melhores resultados. A experiência de programação de cargas (Expedição) no ambiente da EletroRadiobraz e a minha continuidade na Pão-de-Açúcar foram situações ímpares. Por ocasião da compra da primeira pela segunda, a equipe da Expedição foi poupada, pelo valor de sua experiência e por não haverem disponíveis, pessoas de mesmo nível, nos quadros da empresa compradora.
O planejamento operacional dos recursos e atendimento aos clientes, não apresentava nada de especial para as épocas especiais como Dias das Mães, Dias dos Pais, Dia das Crianças e Natal. Dia dos Namorados ainda era fraco, mais fraco que o movimento do Dia dos Pais. O Natal, já estava consagrado como a época de maior movimento de vendas do ano. Mesmo assim, o planejamento operacional se limitava a escala de pessoal, liberação de horas extras e nenhuma ação para adequar os recursos e estabelecer previsibilidade para acompanhamento e correções de curso ou de rumo dos acontecimentos e volumes operacionais.
Já no primeiro ano que estava atuando plenamente na área de Planejamento, comecei a estudar o assunto. Deveria haver uma forma diferente de organização para que os resultados fossem melhores. Eu não sabia que estava a caminho de solucionar um dos mais graves problemas da Central de Distribuição, a “Operação Natal”. Até um codinome havia sido aplicado, mas exigia muito suor, muitos enfrentamentos, desgastes pessoais com muitas horas extras e resultados abaixo do esperado.
Desenvolvemos então um estudo considerando o histórico dos cinco anos anteriores, com as respectivas promoções. Foi verificado que ano após ano o perfil de vendas e compras seguia o padrão das datas importantes do varejo, com pouca importância para promoções em períodos menores, com baixa variância. Os pontos fundamentais para fundamentação do conjunto de medidas indicadas pelo estudo foram, basicamente:
• As vendas mensais representavam SEMPRE, com pequena variação, o mesmo índice em cada um dos cinco anos em estudo;
• Assim sendo, o volume acumulado de vendas e entregas até o final de outubro representava um percentual do volume anual, SEMPRE;
• O percentual do volume da primeira e da segunda quinzena de novembro, SEMPRE era mantido;
• O percentual de cada decêndio de Dezembro também era regular.
Constatado isto, apenas analisamos e definimos que:
• O mês de Dezembro seria tratado em dez intervalos de 3 dias; o efeito importante para as projeções era que coincidia com o ciclo de Vendas, Separação/preparação e Entrega, sendo também importante que este período é submúltiplo (aproximado) de uma semana;
• O follow-up diário teria como resultados, estimar a tendência do volume do mês e dos próximos dias, avaliar o volume de retornos (entregas perdidas) e organizar a disponibilidade de recursos, como veículos, motoristas e ajudantes, além do pessoal do armazém;
• A técnica aplicada no planejamento foi de Regressão Linear e a projeção de recursos foi tratada em planilhas manuais, dez anos antes das eletrônicas.
A organização dos recursos foi fundamentada nos seguintes termos:
• Reservar a frota própria para Entrega em Domicílio (EAD);
• Contratar carretas de terceiros para transferências para as lojas do interior;
• Aplicar o conceito de transbordo de cargas com a utilização de “Carretas-mãe” para entregas em áreas específicas, no caso, Vale do Paraíba;
• Identificar claramente as entregas que poderiam ser programadas, em acordo com o cliente na hora da venda, para depois do dia de Natal;
• Reter as entregas de domicílios em ruas sem pavimentação e em áreas sob risco de enchentes.
No terceiro ano de aplicação da metodologia, todos os procedimentos foram aplicados pelos coordenadores de armazenagem e transporte. O “bastão” foi passado do Planejamento para a operação e os resultados foram percebidos. Antes dos programas de TQC e TQM serem implantados e divulgados pelo Brasil já havíamos aplicado princípios de melhoria continua e preservação dos resultados de qualidade, com sucesso!
Autor: C. B. MARRA
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