O maior problema que existe na comunicação entre as pessoas, é a ilusão que temos de que ela aconteceu.
Segundo a Deloitte & Touche - famosa consultoria de gestão -, 95% dos presidentes das empresas americanas dizem que a comunicação entre a empresa e os funcionários é fator ultra crítico de sucesso para a empresa chegar a algum lugar.
Eu acredito que você também acredita nisso, certo?
Eu ouço muito gestor dizendo por ai que um dos maiores problemas da sua empresa é a falta de comprometimento dos seus funcionários.
Mas por que isso acontece?
As pessoas não são comprometidas com a empresa porque elas não entendem com o quê elas devem se comprometer.
O líder é muito confuso, se comunica muito mal com as pessoas, muda o discurso todas as semanas, inventa uma novidade em todas as reuniões que lidera, simplesmente deixa todo mundo perdido sobre o que fazer em primeiro lugar.
Estabelecer uma comunicação clara entre o topo da pirâmide e os funcionários deveria ser PRIORIDADE MÁXIMA para todas as empresas. Comunicação é muito mais importante que processos, muito mais importante que sistemas, muito mais importante que a própria execução.
Se houver uma excelente comunicação entre a diretoria e os funcionários, as pessoas vão cuidar com prazer dos processos, sistemas, controles e tudo mais que envolve as suas tarefas.
Aqui vão 5 maneiras de melhorar a comunicação entre a empresa e os seus funcionários.
1. Primeiro, Melhore a comunicação entre os próprios gerentes. Quantas vezes por mês a equipe de staff da empresa (diretores, gerentes e supervisores) se encontra para alinhar o que está acontecendo na empresa, o que não deve acontecer na empresa, e o que deve acontecer na empresa no futuro?
Nas grandes empresas esse tipo de encontro acontece na forma de Conferences Calls onde cada líder de área tenta puxar a sardinha para o seu lado, deixando a cargo da galera se virar para atender a todos. É claro que ninguém consegue atender tudo. E as coisas ficam por isso mesmo.
Eu altamente recomendo a você que estabeleça uma reunião quinzenal (no mínimo) onde os líderes da empresa se encontram para falar sobre o que é crítico para a empresa, o que é preciso fazer em primeiro lugar, e onde os líderes ajudam uns aos outros sobre o quê participar, onde e porque.
E-mail é legal, relatórios também, conf & video calls é o máximo, mas o cara-a-cara entre líderes é fundamental. Use as primeiras reuniões desse grupo para estabelecer quais serão as diferentes maneiras que o grupo vai usar para se manter atualizado e em constante comunicação.
2. O líder tem que ser parte do time da execução. O gerente da área precisa desempenhar um papel ativo no dia-a-dia das pessoas para a comunicação entre a liderança e os funcionários acontecer.
O Gerente de Vendas PRECISA vender e tirar pedidos. O Gerente de Marketing PRECISA visitar clientes com o vendedor. O Gerente de Tecnologia PRECISA programar algumas linhas de código de sistema ou saber configurar um roteador. O Gerente de Logística PRECISA despachar produtos de vez em quando. O presidente da empresa precisa liderar o projeto de implementação de CRM se não existe a figura do líder do CRM. O líder não pode se fechar na sala, não pode se afogar em conf calls, ele deve remar junto com a turma ser um dos remadores e não o cara do megafone.
3. O líder tem que se comprometer com o seu plano de comunicação com os funcionários. O próprio grupo de gerentes deve chegar a uma espécie de cartilha que lista os veículos que cada gerente de área deve usar para se comunicar com os seus funcionários. Quais canais de comunicacão devem ser usados? Reuniões quinzenais? Semanais? Reuniões Regulares 1-a-1 com os funcionários mais talentosos? Palestras regulares entre-departamentos? Manual do Funcionário? E-News Interno? Intranet? Perfil Privado no Twitter? Facebook?
4. Deixe o funcionário subir no caixote! Liberdade de Expressão é fator crítico de suceso. Os funcionários devem ter a percepção que podem falar abertamente e francamente sobre o que pensam e acreditam. Quando o funcionário não tem a liberdade para se expressar, a direção decide por caminhos de negócios que no final do dia serão boicotados pelos próprios funcionários.
As vezes, o funcionário não se compromete com a empresa porque acredita que o líder está errado nas suas observações, mas ele não tem espaço ou não se sente confortável para se expor.
O fato é que os problemas de uma empresa precisam ser abordados quando eles aparecem.
Quando não há liberdade de expressão, os funcionários deixam o problema de lado, e a direção acaba descobrindo quando o problema se torna um grande abacaxi sem solução.
Portanto, pergunte-se: O funcionário tem oportunidade para compartilhar suas idéias com a empresa? Existe algum fórum para discussão dessas idéias? O gerente incentiva essa iniciativa? A empresa mede a quantidade de feedbacks que recebe de cada área?
5. O Líder como Professor da Universidade da Empresa. E se os próprios líderes da empresa se tornassem professores das matérias que gerenciam dentro da Universidade da Empresa?
O Gerente de Vendas está reclamando que os vendedores não sabem abrir novos clientes como ele sabe? Então bota o gerente de vendas para ensinar aos vendedores em formato de curso/palestra exatamente como os vendedores devem trabalhar baseado nas experiências bem sucedidas da própria empresa.
O Gerente do Suporte Técnico está recebendo muitas reclamações sobre o atendimento da sua equipe? Bota o cara para ensinar aos seus próprios funcionários exatamente como devem atender baseado nas experiências dos melhores atendentes.
Não é preciso mapear processos, desenhar sistemas etc, o dia-a-dia das empresas é muito dinâmico. Simplesmente conte as histórias e experiências de gente que fez acontecer dentro da sua própria empresa. O resto da turma se sentirá inspirado, e adaptará as idéias à dinâmica do seu próprio dia-a-dia.
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