Temos abordado continuamente a questão do gerenciamento de custos nas unidades de alimentação em restaurantes de coletividade, serviço de nutrição hospitalar, merenda escolar, autogestões e outras unidades produtoras de refeições.
Abordamos recentemente a questão do desperdício de matéria-prima e desta vez vamos focar um assunto bastante delicado: o desvio de mercadorias, utensílios, uniformes e pasmem peças de equipamentos.
O furto não está concentrado neste segmento e não pode ser generalizado, mas o problema existe e não podemos ficar omissos a esta questão.
As empresas de alimentação são mais afetadas, pois o controle dos restaurantes externos é mais difícil.
O estoque é o alvo número um nesta área. Olhe para os estoques da sua empresa, hospital ou escola. Ele está trancado e é administrado por um profissional capacitado e responsável, ou é um local de portas abertas à circulação dos profissionais que ali trabalham?
Meu sócio sempre cita um exemplo interessante nas palestras que ministra a respeito de Gestão de Restaurantes de Coletividade. Ele busca o exemplo no setor bancário.
Ao entrar no turno de trabalho, o caixa do banco recebe um documento com o valor em caixa e uma chave ou senha de abertura da gaveta de valores e documentos. Ao sair, o caixa deverá apresentar um relatório completo de todas as movimentações realizadas naquele dia (depósitos, pagamentos, saques, etc.). Ninguém vai a um caixa de banco e diz: “Quero R$ 20,00. O cheque eu trago depois”. Nenhum profissional do banco tem autorização de abrir o caixa, sacar dinheiro e ir embora sem deixar um documento de autorização para esta transação. E se ao final do dia faltar dinheiro no caixa? O valor será descontado do funcionário. Não adianta o caixa dizer que no final do mês dará baixa por inventário e está tudo certo.
Visito diversas empresas e é bastante comum encontrar os almoxarifados abertos e todo mundo entrando, retirando ou devolvendo mercadoria sem um registro desta transação. Resultado no final do mês? Falta de mercadoria.
Já dizia meu pai: A oportunidade faz o ladrão. Logicamente profissionais que furtam são minorias, mas normalmente levam mercadorias por encontrar oportunidade para isto. Empresas que possuem um controle rigoroso de seus estoques e mantém portas fechadas, terão menor probabilidade de serem furtadas.
Quando falo em estoque, não me refiro somente a matéria-prima. Utensílios são alvo de desvios constantes. Levar um garfo, uma faca ou uma taça de sobremesa de inox num bolso ou numa mochila é um ato que poucos perceberão. A empresa só perceberá na hora em que receber uma lista para reposição.
As refeições transportadas também são outro grande alvo. Quem não controla porções ou peso das embalagens de transportes potencializa estes desvios.
Fechamos contrato com uma empresa no Nordeste para implantação do nosso Sistema Genial que neste caso terá como foco principal a emissão de etiquetas de embalagens para conferência na saída e na chegada aos restaurantes. Este empresário comentou que, estava havendo muita reclamação da parte dos clientes de falta de comida, mesmo com o per capita correto, ou seja, o “sumiço” acontecia no caminho. Além de ser um grande prejuízo, a situação gera um desgaste na imagem da empresa perante o cliente.
Vale lembrar que normalmente quem furta tem a conivência de outro colega de trabalho.
Algumas medidas podem minimizar muito os furtos em unidades de alimentação:
Ao iniciar um novo contrato, faça uma relação minuciosa de todos os equipamentos e utensílios enviados a esta unidade e mantenha-a junto ao Contrato. Toda vez que houver necessidade de reposição, atualize a relação. Desconfie quando a reposição for maior que a média das demais unidades;
Estoque seguro é estoque trancado. Deve haver apenas um profissional responsável e ele terá que responder por qualquer irregularidade;
Todas as embalagens de transporte de refeições devem estar etiquetadas com informações do produto, local de entrega e quantidades;
Não permita que sobras de refeições sejam doadas aos funcionários. Apesar de ser uma medida dura, descartar sobras da produção é uma medida necessária, pois a doação incentivará o aumento da produção;
Deixe bem claro que é proibido o consumo de produtos durante a jornada de trabalho;
Faça um rodízio dos estoquistas entre as unidades, quando possível;
Material de escritório também precisa ser controlado;
Não permita que funcionários entrem ou saiam com bolsas grandes, sacolas e mochilas. Quem tiver necessidade de trazer algum destes itens, que deixe num armário na entrada, de preferência longe dos estoques.
Infelizmente, às vezes, temos que tomar medidas duras e antipáticas. Muitos acabam sendo penalizados pela minoria, mas evitar desvios é uma questão de sobrevivência empresarial.
Vale ressaltar que não se deve criar um ambiente de desconfiança geral. Todo ambiente de trabalho precisa ser positivo e agradável. Porém o rigor deve ser com aquele que não coopera para isto.
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Ana Lúcia Bittencourt Starepravo
é Diretora de Marketing da Genialnet, empresa especializada na prestação de serviços para a área de alimentação coletiva.
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