As empresas geram informações de forma contínua. A maneira como esses dados são gerenciados, disponibilizados e utilizados por todos os envolvidos garante a boa governança do negócio. No ambiente empresarial, o conhecimento gerado auxilia na estruturação do planejamento estratégico, na comunicação com as partes interessadas e na correta tomada de decisões – fatores cruciais para se atingir a excelência da gestão. De acordo com o Modelo de Excelência da Gestão® (MEG) disseminado pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), o item “Informações e Conhecimento” é um dos oito critérios de excelência. Confira a seguir os principais passos para gerenciar de maneira estratégica as informações e conhecimento gerados dentro do negócio.
1. Identifique as informações necessárias e adequadas ao perfil ou segmento da sua empresa. Esses dados permitem um bom planejamento, execução e tomada de decisão. Podem abranger resultados históricos do desempenho operacional, metas, aprendizados, atuação da concorrência etc. O sistema pode ser simples e composto por planilhas, gráficos, procedimentos e manuais.
2. Compartilhe com os colaboradores as informações necessárias para que eles possam realizar suas atividades. Essa disseminação de dados também pode ocorrer entre os colaboradores, pois isso ajuda as empresas a manterem o conhecimento gerado, evitando que este se perca no caso da ausência ou desligamento de um colaborador.
3. Adote diferente maneiras de compartilhamento: repasse os treinamentos realizados entre todos os colaboradores; realize reuniões de aprendizado; apresente as melhorias e inovações implementadas pela empresa para os colaboradores; disponibilize os dados em murais, painéis e intranets, facilitando o acesso e criando uma gestão transparente.
4. Esteja atento à segurança das informações. Isso inclui cuidados ao atualizá-las e regras para confidencialidade. A correta disponibilização do sistema de informações, seja de forma eletrônica ou impressa, engloba regras para o seu acesso, que devem constar no código de conduta da empresa, para que todos os colaboradores saibam de seus deveres e responsabilidades.
5. É imprescindível conhecer seus concorrentes e as práticas executadas por eles. A partir dessa análise, torna-se possível realizar uma comparação com outras empresas do mercado, definindo e implantando estratégias que possam garantir diferenciais competitivos para a organização.
* Jairo Martins é engenheiro eletrônico formado pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica com especialização em Marketing e Propaganda pela Faculdade de Administração e Economia de Curitiba (PR) e MBA em Gestão Empresarial pela Duke University. Trabalhou por mais de 20 anos como executivo da área de telecomunicações na Siemens do Brasil e da Alemanha. Atualmente, é superintendente-geral na Fundação Nacional da Qualidade (FNQ).
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