Colunistas: Raúl Candeloro

Como transformar procrastinação em ação? Parte 1

No cotidiano empresarial são comuns situações em que o acúmulo de tarefas leva à procrastinação. O que poderia ser realizado hoje fica para amanhã, ou para semana que vem. Metas importantes e decisivas, ligadas aos negócios da empresa, são relegadas a segundo plano. Que causas levam um grande número de profissionais a lidar de forma não assertiva no planejamento de seu trabalho?

A justificativa para quase sempre é a “falta de tempo”. Para alguns, o dia deveria ter 26 ou até mesmo 30 horas! Perguntas tais como “O que eu fiz hoje?” ou “O que eu deixei para amanhã?” sempre incomodam àqueles que têm como responsabilidade gerar resultados.

É necessário uma boa dose de humildade para reconhecer que precisamos aprender e mudar, além da conscientização de que podemos e somos capazes de rever hábitos e atitudes.

A ação de planejamento inicia-se com a predisposição e o esforço diário na organização e priorização de tarefas a realizar.

Uma pessoa determinada a mudar hábitos leva alguns meses para adquirir um novo comportamento. Pesquisas indicam que um bom percentual dos que tentam mudar acabam voltando à forma anterior de conduta.

Maria Rita Gramigna, diretora da RMG, acredita que nada é impossível quando há vontade. Seu desafio vai para aquelas pessoas que, como ela, desejam parar de reagir, passando a agir frente às situações que exigem planejamento pessoal.

ETAPA I
A lista abaixo contém 42 atividades que fazem parte da rotina empresarial. (Essas são as mais comuns, mas você pode personalizá-la para sua própria realidade). Dentre essas, marque as 15 que mais tomam seu tempo:

1. Atendimento a telefonemas
2. Emissão de telefonemas
3. Reuniões na empresa
4. Reuniões com clientes
5. Espera por ser atendido
6. Deslocamentos empresa-clientes
7. Atendimento a outros profissionais da sua empresa
8. Atendimento a clientes externos
9. Redação de correspondências internas
10. Uso do correio interno do computador
11. Emissão de fax ou e-mails
12. Pesquisas na Internet
13. Redação de propostas para clientes externos
14. Elaboração de projetos
15. Despacho de correspondências
16. Planejamento e projeções financeiras
17. Pesquisas de preços
18. Orçamentos para clientes
19. Organização do seu armário
20. Organização da sua mesa de trabalho
21. Organização de seus arquivos
22. Criação de novos instrumentos de controles internos
23. Leitura de revistas e jornais periódicos
24. Leituras técnicas
25. Criação de novos serviços
26. Criação de novos produtos
27. Participação em treinamentos externos
28. Participação em treinamento internos
29. Participação em palestras
30. Controle diário da agenda (pela manhã)
31. Controle diário da agenda (final da tarde)
32. Visitas a outros setores da empresa
33. Negociações com sua equipe de trabalho
34. Consulta de saldos e extratos pelo telefone ou computador
35. Orientação de trabalho a colegas
36. Permanência em fila de bancos ou caixa eletrônicos
37. Viagens a trabalho
38. Almoço com clientes
39. Paradas para cafezinho
40. Consultas médicas ou odontológicas
41. Outras situações (oficina mecânica, eletricista, marceneiro, etc.)
42. Atividades relacionadas à família (reuniões de pais e mestres em horário comercial, etc.)

ETAPA II
Priorize a sua marcação, listando os números escolhidos de acordo com o tempo destinado a cada atividade.
Na próxima semana você poderá praticar a terceira etapa desse planejamento.

Raúl Candeloro (raul@vendamais.com.br) é palestrante e editor das revistas VendaMais®, Motivação® e Liderança®, além de autor dos livros Venda Mais, Correndo Pro Abraço e Criatividade em Vendas. Formado em Administração de Empresas e mestre em Empreendedorismo pelo Babson College, é responsável pelo portal www.vendamais.com.br.

Contatos através do e-mail: raul@vendamais.com.br
Site: www.vendamais.com.br

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