Colunistas: Raúl Candeloro

Check list para uma reunião produtiva

Tenho notado que, nos últimos anos, passei mais tempo em reuniões do que fazendo qualquer outra coisa. A impressão que tenho, alguns dias, é que não ‘trabalhei’ de verdade – só uma reunião atrás da outra.

Algumas são fundamentais (principalmente num ambiente Small Giant, que é sempre participativo e colaborativo), outras necessárias e produtivas, outras ainda nem tanto. As piores me fazem lembrar as aulas de química na escola, quando aprendíamos que uma das propriedades dos gases é que eles se expandem até ocuparem todo o espaço disponível. Reuniões são a mesma coisa (e-mails também... mas vou deixar isso para outro editorial). Então resolvi criar um check-list para ajudar a organizar isso. Veja se está completo ou se você incluiria alguma coisa:

1) Precisa mesmo ter a reunião? Pode ser resolvido por telefone, skype ou por e-mail?

2) Qual é exatamente o assunto? Temos uma agenda pré-definida, clara, objetiva e organizada, com não mais do que 3 temas?

3) Quem exatamente precisa participar?

4) A que horas começa e a que horas termina?

5) Todos os envolvidos foram avisados?

6) Todos os envolvidos receberam de antemão material de leitura e as informações necessárias para a reunião?

7) Temos um local adequado reservado para a reunião?

8) Material e equipamento necessários no local estão funcionando, inclusive com acesso à internet, caso necessário?

9) Ao final da reunião, foi feita uma ata, explicando o 5w2h de cada tema? (O que, quem, quando, quanto, onde como, por que)

10) A ata/resumo foi enviada a todos os interessados e arquivada?

Poderia dar outras dicas do fluxo da própria reunião. Por exemplo, já fui contra mas hoje sou a favor de deixar 2 ou 3 minutos reservados no começo para conversas informais, que ‘aquecem’ o ambiente. Também sou a favor de que alguém dentro do grupo seja responsável pelo controle do tempo. Defendo que o líder seja muito estrito em relação ao foco da reunião (a maior parte das reuniões sai do foco e/ou vira uma bagunça porque o líder é bagunçado e sai do foco – eu mesmo tenho um problema com isso). Sou a favor de reuniões em pé – já está comprovado que são mais eficientes, eficazes e produtivas.

Uma coisa que estou pessoalmente trabalhando para melhorar é respeitar o tempo. Uma hora é mais do que suficiente para discutir com profundidade um assunto, mas somente se todo mundo estiver participando ativamente, engajado, informado e com foco em resolver o problema (e não em aparecer na frente do chefe, defender seu feudo/departamento/orçamento, etc.).

Parecem todas coisas meio sem importância, que uma boa secretária poderia fazer. Mas minha experiência me diz que 90% ou mais das reuniões pecam forte em pelo menos um dos itens acima. E o líder tem que dar o exemplo e começar a mostrar que isso é importante, ou ninguém na empresa vai respeitar o tempo dos outros. Lembre que, numa reunião, o ‘taxímetro’ de todo mundo está ligado. A empresa está pagando, naquele momento, o salário de todo mundo sentado ali. Será que todos na reunião estão merecendo seu salário? Infelizmente eu diria que não. Espero que este check-list o ajude a melhorar isso.

Abraços de small giant e boas reuniões produtivas,

Raul Candeloro P.S. Você incluiria alguma coisa nesta lista? Sua empresa tem alguma ferramenta que melhora a produtividade das reuniões?

Contatos através do e-mail: raul@vendamais.com.br
Site: www.vendamais.com.br

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